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        为保证亚运志愿服务的顺利开展，广州亚组委志愿者部、亚组委注册中心要求对所有参加亚运志愿服务的同学进行信息采集，所采集的信息将用于制作亚运志愿者身份注册卡。信息采集成功与否，直接决定能否以志愿者身份参与亚运志愿服务。据最新消息，亚组委注册中心对于各高校提交的志愿者报名信息及电子照片要求非常严格，一旦发现其中有一份错漏，则全体返回提交高校重新开展相应工作。经学校研究，现决定于6月8日——6月12日开展我校亚运志愿者候选人信息采集工作。其中为确保照片的有效性，避免重复工作及耽误全校学生注册进程，学校决定统一组织学生拍照，费用由学校承担。现将信息采集具体事宜通知如下，请各位同学认真阅读，并对照相应流程严格落实，认真完成信息采集工作。

        一、信息采集对象

        1、此前已经成功报名亚运志愿者的同学，包括已预录取为多语言服务中心志愿者、外联部外事志愿者、赛时新闻服务AGNS志愿者等业务口的志愿者；

        2、符合学校统一招募年级范围、有意愿但尚未成功报名的同学。

        二、信息采集内容

        1、亚运会志愿者报名申请表

        2、亚运会志愿者电子照片

        三、信息采集时间

        1、亚运会志愿者报名申请表采集时间：2010年6月8日——6月12日18:00

        2、亚运会志愿者电子照片采集时间：2010年6月10日——6月12日（具体见附件4《电子照片采集时间及地点》）

        四、信息采集流程

        （一）报名申请表采集步骤

        1、下载通知附件1《报名申请表》文件包（含中国内地学生用表，港澳台学生用表，外籍学生用表）

        2、认真阅读附件2《亚运会志愿者报名申请表格疑问解答》

        3、双击安装日期控件，选择符合自身情况的报名申请表，按照excel表格提示，设置excel表格“宏”安全性；

        4、按要求填写报名申请表，并按以下要求为报名申请表命名：

        （1）已被预录取的同学：以“预录取业务口+学号+姓名+电话号码/短号”格式命名。目前已预录取业务口共包括：AGNS记者、多语言服务中心、大学城广外外联部、外事志愿者（含OFA、NOC、礼宾）、市外办专项团队、大学城广外竞赛部、广体竞赛部、广州自行车轮滑极限运动中心竞赛部、兴奋剂控制指挥中心团队办公室、大学城广外广电部、广州体育馆广电部、医疗卫生部、白云机场信息技术部、大学城广外信息技术部、亚残运会总部饭店团队办公室、青年营团队庆典部。

        示例：多语言服务中心20080300100张三13800000000(610000)

        （2）已报名尚未录取到指定岗位的同学：以“学号+姓名+电话号码/短号”。

        示例：20080300100张三13800000000(610000)

        （3）符合学校统一招募年级范围、有意愿但尚未成功报名的同学：请以“有意愿尚未报名+学号+姓名+电话号码/短号”格式命名。

        示例：有意愿尚未报名20080300100张三13800000000(610000)

        5、在6月12日18:00前将报名申请表发送到指定邮箱（见附件3《各学院指定邮箱地址一览表》），邮件名与报名表名称一致。

        6、志愿者请在上交后三天内密切留意个人邮箱。若收到邮箱管理员“信息上交有误，请重新核对表格”的回复，则需要重新检查个人信息正确性，修改正确后重新发送。若有疑问，可发送到信息采集答疑邮箱。

        7、报名申请表采集步骤特别注意事项：

       （1）必须选择符合自身情况的表格，选错表格，所填写的《报名申请表》无效；

       （2）填表必须严格按照以上要求步骤进行，否则表格将无法填写或失效；

       （3）请直接填写表格内容，不要使用复制、粘贴功能填表，不要改动表格任何格式，否则表格会报错，导致所填写的表格失效；

       （4）表格填写后须发送到指定邮箱，否则视为无效。

        （二）电子照片采集步骤

        1、6月7日——8日，各候选人填写信息采集照片文件名（具体通知及文件由学院直接下发、收集）

        2、6月10日上午，学院负责人领取条形码并立即分发到志愿者个人

        3、6月10日——6月12日，志愿者持领取到的本人拍摄照片条形码及有效证件，在指定时间及地点拍摄电子注册照片（具体时间安排及建议时间请见附件4）。符合学校统一招募年级范围、有意愿但尚未成功报名，且未按本步骤1填写信息采集照片文件名的同学，请持本人有效证件，到电子注册照片拍摄地点工作人员处填写个人信息，领取特定条形码进行拍摄。

        4、电子照片采集步骤特别注意事项：

       （1）注意按照要求整理仪容仪表，如穿着浅色上衣等。

       （2）拍照时不允许戴帽子、头巾、发带、墨镜、隐形眼镜，除非是因为宗教或医疗原因。

        五、亚运会志愿者信息采集后期工作流程

        1、亚组委注册中心对学校上交的报名申请表及电子照片进行校验、导入系统。之后，亚组委注册中心返回报名确认表。

        2、各报名申请人本人对报名确认表予以确认、签名，并由所在学院加盖公章，再提交校团委汇总、提交亚组委注册中心。

        3、特别注意事项：

        对于校验中发现错误的学生，在时间允许的情况下，亚组委注册中心将通知学校并返回所有注册信息资料，学校将在接到亚组委注册中心通知后，通知出错学生修正错误数据。如果届时时间不允许，则亚组委注册中心将直接删除该错误信息，也即意味着该名同学失去获得亚运志愿者注册资格的机会。

        附件1：亚运会志愿者报名申请表文件包.rar

        附件2：亚运会赛会志愿者报名申请表格疑问解答文件包.rar

        附件3：各学院指定邮箱地址一览表.doc

        附件4：电子照片采集时间及地点.doc

校团委青年志愿者行动指导中心

二〇一〇年六月七日    

        注：本通知及附件内容请点击通知标题上方的“全文下载”下载。